Im Rahmen eines umfassenden Prozessmanagements sind mehrere wichtige Schritte zu beachten, um den IST-Zustand zu erfassen und Abweichungen zu identifizieren. Zunächst erfolgt die Aufnahme des IST-Zustands, bei der die aktuellen Abläufe und Prozesse sorgfältig untersucht werden, um Abweichungen von den gewünschten Standards und Zielen zu ermitteln.
Um die festgestellten Abweichungen zu bewältigen und Änderungen einzuführen, werden Workshops durchgeführt. Diese Workshops dienen dazu, die erkannten Probleme und erforderlichen Anpassungen zu visualisieren und die beteiligten Teams und Fachbereiche in den Prozess der Änderungsgestaltung einzubeziehen.
Parallel dazu erfolgt das Coaching der Verantwortlichen und Fachbereiche. Dies beinhaltet die Unterstützung und Schulung der relevanten Personen, um sicherzustellen, dass sie die notwendigen Maßnahmen verstehen und umsetzen können, um die Abweichungen zu beheben.
Die Identifizierung von Umsetzungsmaßnahmen ist ein weiterer entscheidender Schritt. Hier werden konkrete Schritte und Maßnahmen definiert, um die erkannten Abweichungen zu korrigieren und die Prozesse wieder auf Kurs zu bringen.
Die Ergebnisse dieser Bemühungen werden aufbereitet und präsentiert, ähnlich wie bei einer Sonderprüfung der Aufsichtsbehörden. Dies beinhaltet die Dokumentation der Abweichungen, die Einschätzung ihrer Auswirkungen und die Empfehlung von Schritten zur Beseitigung der Abweichungen.
Optional kann auch eine Beratung bei der Umsetzung der Maßnahmen angeboten werden, um sicherzustellen, dass die identifizierten Verbesserungen erfolgreich in die Praxis umgesetzt werden. Dies ermöglicht es, die Ergebnisse des Prozessmanagements effektiv in die Arbeitsabläufe zu integrieren und die angestrebten Verbesserungen zu realisieren.
