E-Rechnungspflicht 2025–2028: Fristen, wer betroffen ist & Ausnahmen

Die E-Rechnungspflicht verpflichtet inländische Unternehmen, im Geschäftsverkehr untereinander (B2B) strukturierte elektronische Rechnungen zu nutzen. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die Vorgaben im Umsatzsteuergesetz verankert.

Dieser Leitfaden erklärt die Fristen, wer genau betroffen ist, welche Ausnahmen gelten, was bei Nichteinhaltung droht und wie Sie sich Schritt für Schritt vorbereiten.

Das Wichtigste in Kürze

• Seit 1.1.2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.

• Ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro.

• Ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.

• Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (XRechnung, ZUGFeRD) nach EN 16931. Ein PDF ist keine E-Rechnung.

• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Leistungen an Endverbraucher (B2C). Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber empfangen können.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht ist die gesetzliche Vorgabe, dass Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen. Eingeführt wurde sie durch das Wachstumschancengesetz; die konkreten Regelungen stehen im Umsatzsteuergesetz und werden durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) konkretisiert.

Wichtig ist die Unterscheidung: Eine E-Rechnung ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 (etwa XRechnung oder ZUGFeRD). Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung".

Ab wann gilt was? Die Fristen 2025, 2027 und 2028

• **1.1.2025: alle inländischen B2B-Unternehmen; Müssen E-Rechnungen empfangen** können. Für die Ausstellung gilt eine Übergangsfrist.
• **bis 31.12.2026**: Aussteller; Dürfen weiterhin Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF versenden.
• **1.1.2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €; Müssen E-Rechnungen ausstellen**. Kleinere Unternehmen dürfen noch ein Jahr länger Papier/PDF nutzen.
• **1.1.2028: alle inländischen B2B-Unternehmen; Vollständige Ausstellungspflicht**. Auch EDI-Verfahren müssen EN-16931-konform sein.

Kernpunkt: Die Empfangspflicht gilt bereits für alle. Beim Ausstellen entscheidet der Vorjahresumsatz, ob 2027 oder 2028 der Stichtag ist.

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Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B), wenn beide Parteien in Deutschland ansässig sind. Konkret bedeutet das:

• Empfangen: Jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe, muss seit 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können. Es genügt bereits ein E-Mail-Postfach für den Empfang.
• Ausstellen: Hier greift die gestaffelte Frist (2027 ab 800.000 € Vorjahresumsatz, 2028 für alle).

Nicht betroffen sind reine B2C-Umsätze (Leistungen an Endverbraucher) und grenzüberschreitende Umsätze ins Ausland (diese fallen unter die separate EU-Initiative ViDA, „VAT in the Digital Age").

Welche Ausnahmen gibt es?

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen weiterhin als sonstige Rechnung (z. B. Papier oder PDF) ausgestellt werden.
• Fahrausweise (Tickets) sind ausgenommen.
• Leistungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht unter die Pflicht.
• Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit, müssen E-Rechnungen aber dennoch empfangen können.

Was ist eine E-Rechnung genau?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung: reines XML, vor allem im öffentlichen Auftragswesen.
• ZUGFeRD: Hybridformat, ein PDF mit eingebettetem XML.

Wie Sie eine E-Rechnung konkret auf Format und Pflichtangaben prüfen, lesen Sie im Detail unter E-Rechnung prüfen: ZUGFeRD & XRechnung validieren. Was die Rechnungsprüfung allgemein umfasst, erklärt der Grundlagen-Leitfaden zur Rechnungsprüfung.

So läuft die Verarbeitung:

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Was passiert bei Nichteinhaltung?

• Wer nicht empfangen kann: Ab 2025 hat der Aussteller seine Pflicht mit dem Versand der E-Rechnung erfüllt. Wer technisch nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Alternative und riskiert Verzug und Probleme beim Vorsteuerabzug.
• Wer ab dem Stichtag keine E-Rechnung ausstellt: Eine nicht formgerechte Rechnung gilt umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß. Das kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden und bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden.

Kurz: Die Pflicht ist kein reines Formthema, sie hat direkte steuerliche und finanzielle Folgen.

So bereiten Sie sich vor (Checkliste)

1. Empfang sicherstellen: Ein Postfach oder eine Schnittstelle einrichten, die ZUGFeRD und XRechnung annimmt.
2. Prüfung etablieren: E-Rechnungen auf Format (EN 16931) und Pflichtangaben (§14 UStG) prüfen.
3. Verarbeitung anbinden: Freigegebene Belege ohne Medienbruch ins ERP (SAP, DATEV) übergeben.
4. Ausstellung vorbereiten: Rechtzeitig vor dem für Sie geltenden Stichtag (2027 oder 2028) die Erstellung im E-Rechnungsformat aufsetzen.
5. Archivierung: E-Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher aufbewahren (in der Regel zehn Jahre).

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Häufige Fragen (FAQ)

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Empfangen müssen seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen B2B-Unternehmen. Ausstellen müssen ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 alle übrigen inländischen B2B-Unternehmen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht greift gestaffelt ab 2027 (über 800.000 Euro Umsatz) und ab 2028 für alle.

Welche Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden?

Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) mehr als 800.000 Euro betragen hat. Kleinere Unternehmen müssen erst ab 2028 ausstellen.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Erst ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD) erfüllt die Anforderung.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Ab dem für Sie geltenden Stichtag gilt eine nicht formgerechte Rechnung umsatzsteuerlich als nicht ordnungsgemäß. Das kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden und bei einer Prüfung beanstandet werden.

Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Ja: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen an Endverbraucher (B2C). Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber empfangen können.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen und das BMF-Schreiben zur E-Rechnung.

Über ADVISORI FTC GmbH: ADVISORI entwickelt KI-gestützte, GoBD- und DSGVO-konforme Lösungen für die automatisierte Prüfung und Verarbeitung von E-Rechnungen, betrieben in Deutschland. Zertifiziert nach ISO 27001, ISO/IEC 42001 und SOC 2 Typ II.