Rechnungsprüfung
Software mit KI.
Rechnungseingang, Abgleich und Ausnahmebehandlung in der Produktdemo ansehen.
Der ADVISORI KI Rechnungsprüfer verbindet die Erfassung von PDF, Scan und E-Rechnung mit Prüfregeln und dem Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang. Die KI lernt lieferantenspezifisch, ohne manuelle Template-Pflege. Welche Belege automatisch freigegeben werden dürfen und welche Ausnahmen Ihr Team entscheidet, wird für Ihren Prozess festgelegt.
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Die Dashboardwerte sind illustrative Beispieldaten und keine gemessenen Kundenergebnisse.
Für den inländischen B2B-Rechnungseingang ist die E-Rechnung seit 2025 relevant. Empfang, Formatvalidierung und sachliche Freigabe sind getrennte Aufgaben. Welche Regelungen Ihren Fall betreffen, erläutert der BMF-FAQ.
Rechnungseingang, Prüfungen und Freigabe in der Produktdemo
Das kurze Video zeigt den Produktablauf. Vereinbaren Sie anschließend die Formate, Regeln und Ausnahmefälle, die für Ihren Einsatz geprüft werden sollen.
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Rechnungen.
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KI Rechnungsprüfer für Erfassung, Abgleich und Ausnahmebehandlung
Der ADVISORI KI Rechnungsprüfer verbindet lieferantenspezifisches Lernen ohne manuelle Template-Pflege mit formalen und fachlichen Prüfregeln. Der vereinbarte Umfang legt Formate, Integrationen sowie automatische und manuelle Freigaben fest.
- Keine manuelle Template-Pflege
- PDF, Scan & E-Rechnung
- Regeln & 3-Way-Match
- ERP-Übergabe prüfen
Rechnungsprüfungssoftware mit KI verstehen und auswählen
Was sie ist, welche Funktionen wirklich zählen und für wen sie sich lohnt.
Was ist digitale Rechnungsprüfung?
Digitale Rechnungsprüfung unterstützt die Kontrolle eingehender Rechnungen: Daten erfassen, vereinbarte formale und rechnerische Regeln prüfen, mit Bestellung und Wareneingang abgleichen und Ausnahmen zur Entscheidung weitergeben. Eine automatische Freigabe setzt geeignete Daten und ausdrücklich vereinbarte Freigaberegeln voraus.
Der ADVISORI KI Rechnungsprüfer lernt lieferantenspezifisch und benötigt keine manuelle Template-Pflege. Das bedeutet nicht, dass jedes neue Layout ohne Prüfung produktionsreif verarbeitet wird. Repräsentative Belege und unterstützte Formatversionen gehören deshalb in den Einführungstest.
Was ist eine Rechnungsprüfungssoftware mit KI?
Eine KI kann bei der Erfassung und Zuordnung von Rechnungsdaten helfen. Prüfregeln, fachliche Entscheidungen und die technische Übergabe bleiben eigene Aufgaben. Ein nachvollziehbarer Prozess zeigt, welche Quelle und Regel zu welchem Befund und welcher Freigabe geführt haben.
Für die Auswahl: Prüfen Sie einen vollständigen Fall einschließlich Abweichung, Entscheidung und ERP-Übergabe.
Welche Funktionen sollte eine Rechnungsprüfungssoftware mit KI haben?
Diese sieben Fragen helfen, Angebote anhand desselben Testumfangs zu vergleichen:
- Erfassung und LernenWelche lieferantenspezifische Vorbereitung und Korrektur sind nötig?
- FormatabdeckungWelche Versionen und Profile von PDF, Scan, ZUGFeRD und XRechnung sind getestet?
- PrüftiefeWelche formalen, rechnerischen und sachlichen Fragen werden mit welchen Daten geprüft?
- AusnahmenWer entscheidet unbekannte Angaben, Widersprüche und Toleranzüberschreitungen?
- ERP-IntegrationWelche Funktionen sind für Ihr konkretes System nachgewiesen?
- PrüfhinweiseWie werden mögliche Dubletten und geänderte Zahlungsdaten geklärt?
- Nachweise und BetriebWelche Protokolle, Rollen, Aufbewahrung und Datenverarbeitung sind vereinbart?
Für wen eignet sich eine KI-Rechnungsprüfung?
Den größten Hebel hat eine KI-gestützte Rechnungsprüfungssoftware bei:
- Unternehmen mit hohem Belegvolumen (Hunderte bis Tausende Rechnungen pro Monat)
- vielen unterschiedlichen Lieferanten und Rechnungsformaten
- dezentralen Freigaben über Standorte und Abteilungen hinweg
- regulierten Branchen mit hohen Compliance- und Nachweispflichten
Rechnerisch korrekt heißt noch nicht sachlich freigegeben
Eine brauchbare Softwareentscheidung braucht einen nachvollziehbaren Testfall. Das folgende Beispiel ist erfunden: Berechnet werden zehn Stück zu je 100 € netto, der Wareneingang bestätigt acht Stück. Die Summe von 1.000 € netto ist rechnerisch richtig; die Mengendifferenz von zwei Stück beziehungsweise 200 € netto bleibt fachlich zu klären.
| Prüfung | Benötigte Daten | Befund im Beispiel | Entscheidung oder Abschluss |
|---|---|---|---|
| Rechenprüfung | Positionen: 10 × 100 €; Nettosumme: 1.000 € | Die Positionssumme stimmt mit der Nettosumme überein | Kein Rechenfehler festgestellt; keine automatische sachliche Freigabe |
| Bestell- und Wareneingangsabgleich | Bestellung: 10 Stück; bestätigter Eingang: 8 Stück | Zwei Stück beziehungsweise 200 € netto sind nicht durch den Wareneingang belegt | Zuständige Person klärt Teillieferung, Nachweis oder Korrektur vor der Freigabe |
| Format und Pflichtangaben | Originaldatei, Formatversion und erforderliche Rechnungsangaben | Im Beispiel nicht geprüft; eine PDF-Ansicht reicht dafür nicht aus | Validierungsergebnis und offene fachliche Fragen getrennt dokumentieren |
| Zahlungsdaten und Ausnahme | Lieferantenstamm, Rechnung und vereinbarte Änderungsregeln | Eine geänderte IBAN wäre ein Prüfhinweis, kein bewiesener Betrug | Änderung über einen unabhängig verifizierten Kontakt bestätigen lassen |
Was vor einer aussagekräftigen Demo vorliegen sollte
Vereinbaren Sie geeignete, bei Bedarf geschwärzte Testbelege sowie Bestellung, Wareneingang und relevante Stammdaten. Benennen Sie Freigaberegeln, Abweichungstoleranzen und die Personen, die Ausnahmen entscheiden. Bei strukturierten E-Rechnungen wird die Originaldatei einschließlich Formatversion benötigt. Die Datenfreigabe und Übertragung werden vorab abgestimmt.
Woran Sie die Lösung abnehmen können
- Jeder ausgewählte Prüffall zeigt Datenquelle, angewandte Regel, Befund und die anschließende Entscheidung.
- Unbekannte oder widersprüchliche Angaben führen in den vereinbarten Klärungsprozess; ihre Freigabe wird nicht vorausgesetzt.
- Die ERP-Übergabe wird einschließlich Fehlerantwort, Wiederholung und Schutz vor doppelter Verarbeitung getestet.
- Rollen, Protokolle, Aufbewahrung, Datenverarbeitung, Betriebsmodell und zuständige Ansprechpartner sind für den beauftragten Umfang geklärt.
Was ein positives Validierungsergebnis nicht belegt
Formatvalidierung prüft Struktur und hinterlegte Regeln. Sie belegt weder die tatsächliche Lieferung noch für sich allein den Vorsteuerabzug oder einen vollständig GoBD-konformen Gesamtprozess. Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Teil für die elektronische Rechnung maßgeblich; sichtbare PDF-Angaben können davon abweichen. Unterstützte Versionen und Profile müssen im konkreten Test bestätigt werden.
Fehlen Daten oder Zuständigkeiten? Eine Reifegradanalyse kann die Voraussetzungen vor einer Softwareentscheidung klären. Reifegradanalyse ansehen
Testumfang für die Demo besprechenSechs Bausteine. Ein Prüflauf.
Lassen Sie die für Ihren Einsatz relevanten Funktionen einschließlich Ausnahmen und Systemgrenzen vorführen. Die Ansichten enthalten illustrative Beispieldaten, keine Messwerte oder Kundenergebnisse.
KI-Extraktion
Lieferantenspezifisches Lernen ohne manuelle Template-Pflege unterstützt die Erfassung. Belegqualität, Formatversionen und benötigte Korrekturen werden anhand Ihrer Testfälle geprüft.
- E-Rechnung (ZUGFeRD & XRechnung) nativ verarbeitet
- Erfassungsqualität für Scans und Foto-Belege prüfen
- Eingang per E-Mail-Postfach, API oder Upload
- Lieferantenlernen und benötigte Vorbereitung dokumentieren
Fügt sich in Ihre Systemlandschaft ein.
Eingangskanäle und Zielsysteme werden für den beauftragten Umfang festgelegt. Für jede Anbindung sind Daten, Funktionen, Berechtigungen und Fehlerbehandlung zu prüfen.
- PDF, Scan, E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung), EDI & PEPPOL als Eingang
- SAP, DATEV, Dynamics 365 & weitere ERPs als Ziel
- REST API & Webhooks für individuelle Anbindungen
SAP
DATEV
Microsoft 365
Oracle NetSuite
SageDigitale Rechnungsprüfung in fünf Schritten.
Vom Eingang bis zur Freigabe ersetzt unsere Software das manuelle Prüfen jeder Eingangsrechnung durch einen durchgängigen, nachvollziehbaren Prozess: erfassen, formal und sachlich prüfen, freigeben.
- 01
Rechnungseingang & KI-Extraktion
PDF, Scan und unterstützte E-Rechnungen werden eingelesen. Lieferantenspezifisches Lernen benötigt keine manuelle Template-Pflege; neue Belegarten werden im vereinbarten Umfang getestet.
- 02
Formale Rechnungsprüfung nach §14 UStG
Pflichtangaben, Steuerausweis und rechnerische Summen werden geprüft. Fehlt eine Angabe oder stimmt die Steuerlogik nicht, wird die Rechnung markiert, statt durchgewunken.
- 03
Sachliche Prüfung & 3-Way-Match
Die Rechnung wird gegen Tarife, Bestellung und Wareneingang abgeglichen: Mengen, Preise und Konditionen. Abweichungen werden gezielt eskaliert, nicht ignoriert.
- 04
Dubletten- & Betrugsprüfung
Regeln liefern Hinweise auf mögliche Dubletten oder geänderte Zahlungsdaten. Ein Hinweis wird fachlich geklärt und belegt für sich allein keinen Betrug.
- 05
Rechnungsfreigabe & Übergabe ans ERP
Freigaben folgen den vereinbarten Rollen und Regeln. Die Übergabe an das Zielsystem wird einschließlich Fehlern und Wiederholungen geprüft und nachvollziehbar protokolliert.
Für die Abnahme müssen Quelle, Regel, Befund, Entscheidung und Systemübergabe zusammenpassen. Welche Fälle automatisch bearbeitet werden können und welcher Aufwand verbleibt, wird anhand Ihrer Testfälle ermittelt.
Zeitbedarf mit eigenen Annahmen vergleichen
Die Startwerte sind frei gewählte Beispieldaten. Verändern Sie Volumen, Bearbeitungszeiten und Anteil unterstützter Fälle. Das Ergebnis ist eine Szenariorechnung und keine gemessene Produktleistung oder Einsparungszusage.
Stunden = Jahresvolumen × Anteil / 100 × (bisherige Minuten − unterstützte Minuten) / 60
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Rechnungsprüfungssoftware anhand desselben Testfalls vergleichen
Erfassung, Formatvalidierung, fachlicher Abgleich und Freigabe sind unterschiedliche Aufgaben. Prüfen Sie zuerst, welche davon Ihre vorhandenen Systeme bereits abdecken und welche ergänzt werden müssen. Die folgenden Fragen helfen beim Vergleich von Angebotsarten; sie behaupten keine fehlende Funktion bei einzelnen Anbietern.
ERP und Enterprise-AP
Prüfen Sie eine Erweiterung Ihres vorhandenen Systems, wenn Bestellungen, Wareneingang und Freigaben dort bereits geführt werden.
- Welche Prüfungen sind im vorhandenen Modul enthalten, welche brauchen zusätzliche Lizenzen oder Partnerleistungen?
- Werden externe Belege, Teilmengen und Gutschriften im vorgesehenen Prozess durchgängig verarbeitet?
- Wie werden Implementierung, Aktualisierung und Betrieb gegenüber dem vorhandenen ERP abgegrenzt?
Den ADVISORI-Umfang im selben Test prüfen
Der ADVISORI KI Rechnungsprüfer verbindet lieferantenspezifisches Lernen ohne manuelle Template-Pflege mit Regeln, Abgleich und Ausnahmebehandlung. Lassen Sie die für Sie relevanten Formate, Dubletten- und Zahlungsdatenhinweise, Integrationen und Freigaben anhand derselben Fälle zeigen. Ein konversationeller Regelentwurf muss wie jede andere Regel fachlich geprüft und freigegeben werden.
Dokumentation, Vorführung und Abnahme unterscheiden
Halten Sie pro Anforderung fest, ob sie beschrieben, vorgeführt oder für Ihre Konfiguration abgenommen wurde. Ergänzen Sie Quelle, Version, Testfall, Ergebnis und verbleibende Einschränkungen. Für Hosting, On-Premise-Optionen, Preise und Zusatzleistungen ist das konkrete Angebot maßgeblich. Fehlende öffentliche Dokumentation ist kein Beleg, dass ein Anbieter eine Funktion nicht besitzt.
KoSIT: Validator und Prüfkonfigurationen — Primärquelle für die beschriebene Prüfengine; keine Bestätigung der Funktionsabdeckung anderer Produkte.
Welche Prüfungen und Integrationen braucht Ihr Anwendungsfall?
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Sicherheitsnachweise und Betriebsumfang klären
Rechnungen sind steuerrelevante Belege. Unsere Software ist auf Nachweisbarkeit gebaut. Jede Entscheidung wird dokumentiert.
GoBD-konformer Audit-Trail
Jede Prüfung, jede Regel und jede Korrektur revisionssicher protokolliert.
Betriebsmodell und Datenverarbeitung
Hosting, Verarbeitungsorte, Zugriffe und vertragliche Zuständigkeiten für den konkreten Einsatz festlegen.
Rollen & Vier-Augen-Prinzip
Befugte Freigaben und die Behandlung kritischer Abweichungen im vereinbarten Prozess nachweisen.
Managementsysteme, Prüfberichte und Konformität
ADVISORI FTC: Nachweise für den relevanten Geltungsbereich prüfen. Ein SOC-2-Bericht ist eine Prüfbescheinigung; EU AI Act und GoBD beschreiben rechtliche beziehungsweise prozessbezogene Anforderungen und sind keine ISO-Zertifikate.
Formate, Einführung, Kosten und Prüfgrenzen
Wir haben sehr unterschiedliche Lieferanten und Formate. Funktioniert das?
Verarbeitet die Software auch E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung?
Wie lange dauert es, einen neuen Rechnungstyp aufzusetzen?
Wie genau ist die Prüfung, und was passiert bei Unsicherheit?
Lässt sich das in unser ERP (SAP, DATEV) integrieren?
Ist die Lösung GoBD- und datenschutzkonform?
Was kostet eine Rechnungsprüfungssoftware mit KI?
Welche Rechnungsprüfungssoftware ist die beste?
Worauf sollte man bei der Auswahl einer KI-Rechnungsprüfung achten?
Was zeigt das Prüfbeispiel mit zehn berechneten und acht gelieferten Stück?
Bringen wir Ihre Rechnungsprüfung in die Automatisierung.
Besprechen Sie in einer 30-minütigen Demo Ihren Prozess, passende Testbelege und die benötigten Prüfungen. Danach lassen sich Integrationen, Betriebsmodell und der weitere Testumfang konkretisieren.
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